Порядок взыскания с виновных лиц предъявленной к возмещению суммы недостачи определяется организацией самостоятельно с учетом требований трудового законодательства. Сумма недостачи может быть возмещена из заработной платы работника, внесена наличными в кассу организации или на расчетный счет. В бухгалтерском учете составляются записи:

Д-т сч.70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

К-т сч.73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

на сумму недостачи, удержанной из заработной платы виновного лица;

Д-т сч.50 "Касса", 51 "Расчетные счета",

К-т сч.73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

на сумму недостачи, внесенной в кассу или на расчетный счет.

По мере погашения задолженности по недостачам поступившие суммы учитываются в составе внереализационных доходов как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году (п.8 ПБУ 9/99), следующей бухгалтерской записью:

Д-т сч.98-3 "Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы",

2.4 Учет разницы между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей

На субсчете 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" учитывается разница между взыскиваемой с виновных лиц суммой за недостающие материальные и иные ценности и стоимостью, числящейся в бухгалтерском учете организации. Эта разница возникает между стоимостью недостающих ценностей, отнесенной на субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", и их стоимостью, отраженной на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", так как по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" учитываются:

·         по недостающим или полностью испорченным товарно-материальным ценностям - их фактическая себестоимость;

·         по недостающим или полностью испорченным основным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);

·         по частично испорченным материальным ценностям - сумма определившихся потерь.

Выявленная сумма разницы отражается в бухгалтерском учете записью:

Д-т сч.73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",